グループウェアを使う前に考えたいこと

グループウェアは導入はとても簡単になり、コストも低くなってきています。


しかし、実際に導入した企業の多くがあまり活用されていない場合が多いようです。グループウェアの導入でうまくいかない理由は多くが心情的なものが大きいと言われています。



使い勝手が良いとはいう以前に使う理由が分からないというケースが多いのです。

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グループウェアはカレンダーや各種精算処理など使えばかなり便利な機能が沢山あります。特に企業での活動では手帳などで行われていることがweb上で解決するので便利ですが、自分でデータを入れなくてはならないことで手帳から離れられないという方もまだまだ多いようです。

そのため、グループウェアの導入にあたっては事前に使う理由をしっかりと共有することが大事です。

何故、カレンダーは共有されなくてはならないのか、精算処理を事務に委託してはならないのかなど、可能であればグループウェアを利用した際の企業として、従業員としての意味をしっかりと提案しておくことが必要です。また、利用にあたって、サポート体制も重要になります。



サポートについては入力の仕方から始まり、便利な使い方、自分なりの使い方の提案など使ってよかったことを中心に共有するとよいようです。また、トラブルシューティングは必ず共有し、ヘルプを検索できる仕組みが重要です。


自分が困ったことは他人も困ることが多いですから解決方法と共に誰でも見られるようにしておくことが大事です。